9 dicas para organizar uma viagem de grupo de sucesso

A energia na sala é frenética e todos estão conversando ao mesmo tempo, animados com as possibilidades de uma aventura emocionante com bons amigos. Explorar o mundo com um grupo de amigos adultos melhora suas experiências de viagem enquanto solidifica a jornada de amizade.

De ferramentas de planejamento à contratação de guias turísticos, as viagens em grupo tornaram-se fáceis de coordenar e aproveitar. Quando você define as expectativas desde o início, todos podem se divertir e aproveitar o tempo de amizade amigável. Relembrando ao longo dos anos sobre o quanto foi divertido, você ficará ansioso para planejar o próximo.

Eu planejo viagens em grupo há mais de 20 anos, desde aventuras ao ar livre para 50 pessoas até férias europeias íntimas com melhores amigas. Reuni algumas dicas que podem orientá-lo a organizar uma viagem em grupo divertida e bem-sucedida.

1. Decisão por Comitê (com um coordenador)

Uma vez que o grupo tenha decidido uma viagem, leve todos a bordo com o itinerário. Tenha um jantar de planejamento para decidir seu destino, datas de viagem e atividades. Decida quem planejará qual parte da viagem e seja muito claro sobre as expectativas orçamentárias e os níveis de conforto.

Uma ou duas pessoas devem liderar o roteiro do grupo, investigando o que está disponível e disseminando informações para todos.

Divida algumas das tarefas menores, como onde comer ou quais atividades planejar. Isso dá voz a todos que desejam participar do processo de planejamento.

Perguntas a discutir/decisões a tomar:

  • datas
  • Orçamento
  • Hotel versus casa de família
  • Atividades
  • Jantar
  • Compartilhamento de informações

2. Reservas e dinheiro

Combine um orçamento ou pelo menos um intervalo de orçamento. Você não quer chegar ao final do tempo de reserva e descobrir que só tem nove porque era muito caro para alguém e você precisa de 10 para obter a tarifa de grupo.

As taxas de grupo podem economizar até 10% ou mais. Se você for um grupo de oito ou mais, pergunte ao hotel ou atividade se eles oferecem um desconto ou uma taxa de excursão privada.

A decisão de hotel versus casa de família depende de quanta união você realmente deseja? Se cozinhar refeições em grupo, viver com noctívagos e madrugadores, ou dividir o banheiro está fora de questão, selecione suas acomodações com cuidado.

Muitos hotéis convidam você a reservar um bloco de quartos para os hóspedes reservarem individualmente. Eles manterão os quartos por um curto período de tempo, permitindo que cada hóspede pague sua própria reserva. Quando você precisar reservar algo em grupo, digamos, um Airbnb, peça aos participantes que enviem dinheiro antecipadamente, se possível. É super simples transferir fundos com Zelle, PayPal e outros aplicativos de transferência financeira para pagar com rapidez e segurança.

A pré-reserva de passeios com jantar é uma boa maneira de evitar ter que trabalhar para dividir a conta. Esta é uma idéia particularmente boa se você tem um membro que é tudo, eu vou ter aperitivos, três vinhos, o filé e uma sobremesa, e você pede um prosecco e uma salada. Isso pode ser bom para uma noite, mas não todas as noites. Com jantares em grupo, todos pagam antecipadamente, o equilíbrio financeiro é mantido e não há cheques separados para enlouquecer os garçons.

Cada hóspede deve reservar seus próprios voos. Defina uma data para chegadas e partidas, então cada indivíduo pode decidir quando quer/precisa chegar ao destino. A menos, é claro, que você queira pegar todos os pontos do cartão de crédito e não se importe de perseguir todos pelo pagamento.

3. Planeje com antecedência

Todos os anos planejo uma escapadela de fim-de-semana para raparigas. Alugamos casas na praia, caminhamos pelas colinas de Vermont e relaxamos em um spa com tudo incluído. Diferentes mulheres se juntam a nós para diferentes tipos de viagens, vamos encarar, nem todo mundo quer caminhar na floresta, nem todo mundo pode pagar 3 dias em um spa chique, mas quase todo mundo adora um retiro de fim de semana na areia.

Quatro a 12 meses é uma boa janela de planejamento. Quatro meses para uma viagem de carro, uma escapadela de fim de semana e 12 meses podem ser necessários para uma viagem prolongada de uma semana. As finanças podem ser um fator decisivo para se juntar a uma escapadela em grupo. Dar a todos a chance de planejar o tempo de férias e organizar seus dólares de férias pode influenciá-los na direção de se juntar à sua aventura em grupo.

4. Você não é o diretor do cruzeiro

Se você é a pessoa que organiza a viagem, e espero que esteja lendo isso, você é essa pessoa; lembre-se que você está apenas organizando a viagem, você não é Julie, a Diretora do Cruzeiro do Barco do Amor. Em outras palavras, você não é responsável pela felicidade e bons momentos de todos.

Não sinta que você precisa estar no comando de todos. Como todos devem ter acesso ao itinerário, você não é responsável por levá-los ao ônibus a tempo. Estas também são as suas férias.

5. Planeje o Tempo Sozinho

Todos nós imaginamos nossas férias de forma diferente. Amamos nossos amigos, mas um pouco de tempo de separação aliviará as tensões da união. Só porque você está em férias em grupo não significa que você está ligado um ao outro 24 horas por dia, 7 dias por semana.

O tempo a sós diário permite que indivíduos ou grupos menores saiam e explorem o que é importante para eles. Sentar-se à beira da piscina, caminhar em um parque estadual, andar de bicicleta pela cidade ou visitar um museu são aventuras maravilhosas e específicas de cada indivíduo. Sair em sua própria aventura traz conversas e histórias interessantes quando todos voltam a se reunir.

6. Disseminação de Informações

Manter os participantes na mesma página é mais fácil do que nunca. Existem muitas ferramentas excelentes para planejar, organizar e comunicar uma viagem em grupo.

Um Google Doc é uma maneira gratuita e fácil de acompanhar todas as informações importantes. Cada participante pode ter acesso para visualizar e editar. É um bom lugar para manter um itinerário de grupo que inclui voos, hotéis e atividades planejadas. Adicionar locais e links de sites para hotéis e atividades dá a todos o poder de controlar sua parte da viagem e também manter o grupo informado.

As mensagens de texto em grupo ajudam todos a se manterem informados e são perfeitas para quando você se separa e precisa voltar. Estou de pé sob o toldo que diz que Luigis é muito melhor do que ficar em uma esquina latindo o nome de alguém. O Whatsapp é uma alternativa gratuita para viagens internacionais onde nem todos podem ter acesso a um plano de dados confiável.

Um grupo privado no Facebook é outra ferramenta divertida. Ele permitirá que você compartilhe fotos e atualizações com seu grupo de viagem em tempo real. Funciona como um diário de grupo para todas as suas aventuras de férias.

7. Contratação de um agente de viagens

Às vezes, contratar um agente de viagens é a melhor maneira de planejar uma viagem em grupo. Eles têm todas as informações sobre destinos turísticos e, muitas vezes, podem acessar benefícios e compensações extras somente para agentes. Alguns agentes se especializam em viagens em grupo e são adeptos de lidar com as necessidades e exigências de vários hóspedes.

Trabalhar com um agente de viagens é fundamental ao planejar um cruzeiro ou passeio pré-empacotado. Muitas vezes eles têm uma experiência pessoal inestimável com um fornecedor e destino. Sua orientação aliviará a pressão do coordenador do grupo.

Reservar férias em grupo planejadas por um agente de viagens com passeios menores e planejados individualmente é uma boa maneira de atender a diferentes orçamentos e disponibilidade de viagens. Por exemplo, se você for um grupo de 10 pessoas se unindo para um cruzeiro fluvial europeu, essa pode ser toda a obrigação financeira ou de férias que alguns membros do grupo podem realmente balançar. No entanto, outros podem querer 2 ou 3 dias em cada extremidade da viagem como uma aventura adicional. Ter um agente de viagens para lidar com o grupo maior libera você para planejar viagens menores pré e pós-grupo como um grupo menor.

8. Tipo de Viagens em Grupo

Um bom lugar para começar a planejar viagens em grupo é com uma aventura pré-embalada. Muitos destinos são configurados perfeitamente para viagens em grupo. Roupas de aventura guiada, como Backroads, simplificam a reserva de uma viagem em grupo com curadoria. A Viator é um recurso global de reservas de passeios que oferece de tudo, desde passeios gastronômicos a explorações de uma semana.

As ideias de viagens em grupo abrangem uma gama de locais e opções de lista de desejos. Comece pequeno com um fim de semana de fuga para meninas ou rapazes. Para experimentar um empreendimento em grupo, reservar um spa, resort de golfe, acampamento, trilha do vinho, etc., as opções são infinitas. Quando estiver confiante em suas habilidades organizacionais, faça uma excursão de uma semana com seus melhores amigos. Explore um novo país, faça um cruzeiro fluvial, faça uma viagem pela costa ou simplesmente fique em um resort com tudo incluído; compartilhar suas férias com amigos é uma experiência reconfortante.

9. A chave para o sucesso

A chave para o sucesso do planejamento de férias em grupo é o que todos os viajantes têm em comum, que todos compartilham um tema e objetivo comum. Você pode não ser o melhor amigo de todos quando começa, mas reunir um grupo que compartilha o desejo de uma experiência específica é uma maneira maravilhosa de se tornar amigos mais próximos.

Adoramos passar férias em casal, mas às vezes é divertido explorar lugares com um grupo de amigos viajantes que pensam da mesma forma.

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Como planejar efetivamente uma viagem em grupo

10 regras para planejar uma ótima viagem em grupo

  1. Comece cedo.
  2. Configure um pool de orçamento.
  3. Seja democrático.
  4. Faça com que todos reservem seu próprio voo.
  5. Faça reservas para o jantar.
  6. Decida como você vai se locomover.
  7. Não use seus telefones na mesa.
  8. Não embale demais.

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Como planejar uma viagem com um grupo de amigos

Como planejar uma viagem em grupo com amigos: um guia passo a passo

  1. Etapa 1: Defina um orçamento de viagem.
  2. Etapa 2: discuta o tipo de férias que você deseja.
  3. Etapa 3: escolha suas datas.
  4. Passo 4: Escolha o seu destino.
  5. Passo 5: Reserve Viagem e Hospedagem.
  6. Passo 6: Planeje sua viagem.
  7. Passo 7: Aproveite sua viagem!

Como me tornar um organizador de viagens em grupo

5 dicas para os organizadores de viagens em grupo se destacarem

  1. Exigir número de telefone no registro.
  2. Implemente um processo de aplicação.
  3. Convide as pessoas certas.
  4. Certifique-se de que eles fizeram sua lição de casa.
  5. Faça um roteiro detalhado.
  6. BÔNUS: Encontre Comunidade de Apoio.

Como você viaja com um grande grupo

10 dicas para viajar com um grande grupo

  1. Atribua um líder de grupo.
  2. Planejar antecipadamente.
  3. Estabeleça preferências de orçamento.
  4. Documente itinerários e preferências.
  5. Consulte descontos para grupos.
  6. Crie uma rotina.
  7. Considere casas de família ou hospedagem em grupo.
  8. Evite muitas atividades em um dia.

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